Tipps zur Kassenführung für Unternehmer und Existenzgründer

Viele Unternehmer und Existenzgründer kennen nicht alle wichtigen Punkte zur richtigen Kassenführung. Um Schwierigkeiten mit dem Finanzamt aus dem Weg zu gehen, hier einige Tipps aus der Praxis.

Was muß aufgezeichnet werden?

Für eine ordnungsgemäße Buchführung gilt der Grundsatz, Aufzeichnungen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen“ (§146 AO). Um dies zu erreichen, sollte jeder Geschäftsvorfall einzeln erfasst werden mit Datum, Leistung und Vertragspartner, geordnet nach Reihenfolge (Datum, Uhrzeit).
Ist dies nicht möglich, z.B. bei einem Imbiss, der viele Geschäftsvorfälle in geringem Umfang hat, ist die Benutzung einer Registrierkasse oder eines EDV-Systems zu empfehlen. Die Ausdrucke der Registrierkasse sind dann Grundlage für die Aufzeichnungen im Kassenbuch.
Ebenso sind die Auszahlungen aus einer Kasse mit entsprechenden Belegen nachzuweisen, z.B. Ausgaben für Porto oder Büromaterial.

Tägliche Kassenführung

Wie eine Kasse zu führen ist, wird in §146 AO geregelt: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.“
Da es sich um eine Sollbestimmung handelt, kann also abgewichen werden, je nach Art Ihres Unternehmens. Machen Sie täglich Barverkäufe an verschiedene Kunden, die Sie nicht kennen, z.B. in einem Schuhgeschäft?
Dann sollten Sie keinesfalls vom täglichen Führen des Kassenbuches abweichen! In diesem Fall sollten Sie sogar jeden Barverkauf unmittelbar aufzeichnen, um das „Vergessen“ eines Geschäftsvorfalles auszuschließen. Entstehen an einem Tag gar keine Barumsätze, sollte auch dies dokumentiert werden, z.B. mit einem täglichen Kassenbericht.
Ist es nicht möglich, die Eintragung am gleichen Tag vorzunehmen, z.B. weil die Tageseinnahmen täglich nach Geschäftsschluß zur Hauptfiliale gebracht werden, kann die Aufzeichnung am nächsten Tag erfolgen.
Machen Sie hingegen nur selten Bargeschäfte, können Kassenaufzeichnungen auch in größeren Abständen geschehen, z.B. wenn bei einem freiberuflichen Berater ein Mandant ausnahmsweise seine Rechnung bar bezahlt, anstatt zu überweisen. Aber auch in diesem Fall ist es empfehlenswert, die Eintragung in das Kassenbuch sofort vorzunehmen, um ein späteres Durcheinander zu vermeiden.

 

Änderungen im Kassenbuch

Nachträgliche Änderungen im Kassenbuch dürfen nicht stattfinden! Schleicht sich einmal ein Fehler ein,  muß die Korrektur so erfolgen, dass diese auch nachvollziehbar ist, z.B durch Streichung der entsprechenden Zeile.
Wird die Kasse elektronisch geführt, muß in der Software eine Funktion eingebaut sein, mit der Korrekturen nachvollziehbar bleiben. Der ursprüngliche Kasseneintrag muß immer lesbar bleiben!
Eine Kassenführung mit einer Tabellenkalkulation wie Excel ist nicht gestattet, weil dort z.B. ganze Zeilen so gelöscht werden können, dass sie nicht mehr auffindbar sind.

 

Kassenberichte

Wenn nicht jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet werden kann, können die Kasseneinnahmen auch mit einem Kassenbericht ermittelt werden. Dies geschieht so:
  • Bargeldzahlungen von Kunden werden in die Kasse eingelegt.
  • das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden herausgegeben.
  • Am Ende des Tages wird die Kasse ausgezählt und der Kassenbericht erstellt.

 

Der Kassenbericht wird wie folgt erstellt:

Kassenbestand am Ende des Tages (durch Zählen ermittelt!)

– Kassenbestand zu Beginn des Tages
+ Ausgaben (bar)
+ Barentnahmen zur Einzahlung auf das Bankkonto
– Bareinlagen vom Bankkonto
+ private Barentnahmen
– private Bareinlagen

= Tagesumsatz (bar)

Wichtig: Der Kassenbericht sollte immer mit dem am Ende des Tages gezählten Kassenbestand beginnen, um den Anschein zu vermeiden, dass der Tagesumsatz nur rechnerisch ermittelt wurde und nicht auf tatsächlichem Auszählen beruht! Zur Sicherheit kann ein Zählprotokoll der Kasse unterschrieben dem Kassenbericht hinzugefügt werden.

 

Folgen von Fehlern oder nicht ordnungsgemäßer Kassenführung

Stellt das Finanzamt bei einer Prüfung fest, dass sich aus der Kassenführung Unstimmigkeiten ergeben, oder dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann es die Buchführung verwerfen und eine Steuerschätzung vornehmen. Die Schätzungen ergehen meist zu Ungunsten der Unternehmer und sollten unbedingt vermieden werden, da die Beweislast geringerer Einnahmen dann beim Unternehmer selbst liegt!

 

Wichtige Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenführung

  • Keine Buchung ohne Beleg!
  • Negativer Kassenbestand nicht möglich!
  • Der Geldtransit zwischen Kasse und Bank muß festgehalten werden!
  • Privatentnahmen oder – einlagen sind auch zu erfassen!
  • Keine nachträglichen Veränderungen oder Löschungen im Kassenbuch! Bei Fehlern entsprechende Eintragung so streichen, dass sie noch lesbar bleibt.
  • Alle Belege sind 10 Jahre aufzubewahren!

 

Unterstützung zum Aufbau einer ordnungsgemäßen Kassenführung erhalten Sie von der Unternehmensberatung Christian Eckstein – Kontakt unter www.christian-eckstein.de oder telefonisch unter 0511-71109222
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